Организация делопроизводства в XVIII в.ю Устройство и состав коллегии и канцелярии по Генеральному регламенту

Страница 3

Кроме личного секретаря президента, притом, что вся работа коллегий была связана с документами, как фиксирующими ее непосредственную деятельность, так и получаемыми извне, в коллегии существовало специальное структурное подразделение, занимающееся делопроизводством, - канцелярия, которой посвящены специальные главы «Генерального регламента».

Здесь готовились дела для слушания на заседании присутствия, оформлялись в соответствии с правилами принятые решения, регистрировались входящие и исходящие документы, осуществлялся контроль за их исполнением, хранились документы, по которым были приняты решения, и копии остальных документов, а также печать коллегии.

Состав канцелярии: (глава XXVIII «Генерального регламента»)

• секретарь

• нотариус

• актуариус

• регистратор

• прокурор

• канцеляристы

• копиисты

• переводчики

• толмачи

• вахмистры

Порядок рассмотрения дел в коллегиях и должностные обязанности чиновников по Генеральному регламенту 1720 г. см. приложение 2.

Важнейшим организационным моментом является чёткое разграничение обязанностей должностных лиц и описание функций каждого из них. Всем должностям в «Генеральном регламенте» посвящаются специальные главы.

Секретарь

Возглавлял канцелярию секретарь, который организовывал делопроизводство, отвечал за подготовку дел к слушанию, контролировал исполнение принятых решений, хранил печати. Секретарь руководил действиями всех чиновников, входивших в штат канцелярии. Важные дела он готовил к слушанию сам, иные распределял между канцеляристами и следил за их подготовкой, лично докладывал подготовленные дела на заседании присутствия. Ход заседания фиксировал нотариус в протоколе. По принятым и записанным в протоколе решениям коллегии секретарь готовил проекты документов или поручал их исполнение канцеляристам.

Так, в главе XXIX о секретарском управлении указано, что «…секретарь который в коллегии докладывает сбирает все указы, грамоты, письма, мемориалы, реляции (отписки) и прочее, что в его коллегии приключится и доносит коллегии по порядку… при том припоминает, что к тому потребное, и попечение имеет, дабы дела равным порядком, как доношение учинено, отправлены были, из которых ежели важные суть, сам сочиняет, а другие (между прочими канцелярскими служителями по должности каждого разделяет)… причем ему крепко смотреть надлежит, чтобы все отправления или отпуски по уставам и резолюциям явственно и ясно изготовлены, и нужные копии сохранены были, дабы никакого просмотра при том не приключилось, ибо он в том ответ дать, и того ради во всех отправах имя своё подписать должен… кроме того також его должность есть по обстоянию времени и дел всегда в Коллегии быть гораздо ранее, прежде заседания Членов, дабы доношения от челобитчиков принимать, також докладу все приуготовить и дела, которые он в руках имеет, в Канцелярии разделить к лучшему оных исправлению».[8]

Кроме того, работа секретаря описана и в главе V «О докладах в коллегии». В ней указывается, в какой последовательности секретарь докладывает дела на коллегии.

Нотариус

Нотариус отвечал за реестр решённых и нерешённых дел, занимался документированием заседаний коллегии, составлял протоколы по определенной форме. Вверху протокола помечалась дата заседания, год и число. Затем указывались присутствующие на заседании члены, а дальше следовал текст протокола. В протокол вносились «выписки или содержание» как всех полученных указов, писем, реляций, мемориалов и т.д., так и «отпущенных» в результате решения коллегии документов. Предусматривалось ведение пространных и кратких протоколов в зависимости от важности дел, право на внесение в протокол особых мнений, обязательность подписания протоколов всем составом коллегии.

Деятельность нотариуса описана в главе XXX:

«…должность его чина в том состоит, чтобы он при собрании и Коллегии протокол держал… Записывать разговоры о важных делах, також де записывать и то, ежели Коллегиум о каком деле большого изъяснения требует, и оное до другого времени отсрочить надлежит. Записывать, когда Члены в голосах не согласны… он же Нотариус должен сей протокол помесячно сшивать, в Канцелярии на бело переписывать, листы нумеровать и алфавитным реестром содержание дел и персон напреди сделать, и переплетчику в переплет отдать; сверх того надлежит Нотариусу роспись иметь об оных делах, которые прошлой недели не вершены, и такую роспись пред Президентом на столе иметь, дабы оную в Коллегии ежедневно видеть, и о невершеных делах ведать мочно было, такожде он долженствует роспись о вершенных о оконченных делах иметь»[9].

Последние годы существования СССР (1985-1991)
В середине 80-х годов по инициативе партийно-государственных руководителей началось обновление экономических основ, политического устройства и духовной жизни общества. Коренные изменения условий развития производства и методов руководства экономикой, преобразования в общественно-политической сфере вышли за пределы, намечаемые «перестрой ...

Русские земли и княжества в начале XII — первой половине ХIII в
ПОЛИТИЧЕСКАЯ РАЗДРОБЛЕННОСТЬ Время с начала ХП до конца XV в. по традиции называют удельным периодом. И действительно, на основе Киевской Руси сложилось примерно 15 княжеств и земель к середине ХП в., около 50 княжеств к началу ХШ в., примерно 250 — в XIV столетии. Причины раздробленности. Подъем экономики Киевской державы шел на фоне ...

Историческая роль православия.
Конечно, в России всегда было и есть сегодня немало людей, твёрдо следующих своей вере, не поддающихся никаким соблазнам и искушениям. Именно они создали и продолжают создавать тот стержень российской цивилизации и культуры, благодаря которому Россия оказалась способной вынести все тяжелейшие испытания, выпавшие на её долю. Историческую ...