Организация делопроизводства в XVIII в.ю Устройство и состав коллегии и канцелярии по Генеральному регламенту

Страница 3

Кроме личного секретаря президента, притом, что вся работа коллегий была связана с документами, как фиксирующими ее непосредственную деятельность, так и получаемыми извне, в коллегии существовало специальное структурное подразделение, занимающееся делопроизводством, - канцелярия, которой посвящены специальные главы «Генерального регламента».

Здесь готовились дела для слушания на заседании присутствия, оформлялись в соответствии с правилами принятые решения, регистрировались входящие и исходящие документы, осуществлялся контроль за их исполнением, хранились документы, по которым были приняты решения, и копии остальных документов, а также печать коллегии.

Состав канцелярии: (глава XXVIII «Генерального регламента»)

• секретарь

• нотариус

• актуариус

• регистратор

• прокурор

• канцеляристы

• копиисты

• переводчики

• толмачи

• вахмистры

Порядок рассмотрения дел в коллегиях и должностные обязанности чиновников по Генеральному регламенту 1720 г. см. приложение 2.

Важнейшим организационным моментом является чёткое разграничение обязанностей должностных лиц и описание функций каждого из них. Всем должностям в «Генеральном регламенте» посвящаются специальные главы.

Секретарь

Возглавлял канцелярию секретарь, который организовывал делопроизводство, отвечал за подготовку дел к слушанию, контролировал исполнение принятых решений, хранил печати. Секретарь руководил действиями всех чиновников, входивших в штат канцелярии. Важные дела он готовил к слушанию сам, иные распределял между канцеляристами и следил за их подготовкой, лично докладывал подготовленные дела на заседании присутствия. Ход заседания фиксировал нотариус в протоколе. По принятым и записанным в протоколе решениям коллегии секретарь готовил проекты документов или поручал их исполнение канцеляристам.

Так, в главе XXIX о секретарском управлении указано, что «…секретарь который в коллегии докладывает сбирает все указы, грамоты, письма, мемориалы, реляции (отписки) и прочее, что в его коллегии приключится и доносит коллегии по порядку… при том припоминает, что к тому потребное, и попечение имеет, дабы дела равным порядком, как доношение учинено, отправлены были, из которых ежели важные суть, сам сочиняет, а другие (между прочими канцелярскими служителями по должности каждого разделяет)… причем ему крепко смотреть надлежит, чтобы все отправления или отпуски по уставам и резолюциям явственно и ясно изготовлены, и нужные копии сохранены были, дабы никакого просмотра при том не приключилось, ибо он в том ответ дать, и того ради во всех отправах имя своё подписать должен… кроме того також его должность есть по обстоянию времени и дел всегда в Коллегии быть гораздо ранее, прежде заседания Членов, дабы доношения от челобитчиков принимать, також докладу все приуготовить и дела, которые он в руках имеет, в Канцелярии разделить к лучшему оных исправлению».[8]

Кроме того, работа секретаря описана и в главе V «О докладах в коллегии». В ней указывается, в какой последовательности секретарь докладывает дела на коллегии.

Нотариус

Нотариус отвечал за реестр решённых и нерешённых дел, занимался документированием заседаний коллегии, составлял протоколы по определенной форме. Вверху протокола помечалась дата заседания, год и число. Затем указывались присутствующие на заседании члены, а дальше следовал текст протокола. В протокол вносились «выписки или содержание» как всех полученных указов, писем, реляций, мемориалов и т.д., так и «отпущенных» в результате решения коллегии документов. Предусматривалось ведение пространных и кратких протоколов в зависимости от важности дел, право на внесение в протокол особых мнений, обязательность подписания протоколов всем составом коллегии.

Деятельность нотариуса описана в главе XXX:

«…должность его чина в том состоит, чтобы он при собрании и Коллегии протокол держал… Записывать разговоры о важных делах, також де записывать и то, ежели Коллегиум о каком деле большого изъяснения требует, и оное до другого времени отсрочить надлежит. Записывать, когда Члены в голосах не согласны… он же Нотариус должен сей протокол помесячно сшивать, в Канцелярии на бело переписывать, листы нумеровать и алфавитным реестром содержание дел и персон напреди сделать, и переплетчику в переплет отдать; сверх того надлежит Нотариусу роспись иметь об оных делах, которые прошлой недели не вершены, и такую роспись пред Президентом на столе иметь, дабы оную в Коллегии ежедневно видеть, и о невершеных делах ведать мочно было, такожде он долженствует роспись о вершенных о оконченных делах иметь»[9].

Казахстанская трагедия.
1). Реализация антинаучных и античеловечных постановлений ЦК ВКП (б) Крайкома партии Казахстана привела к резкому сокращению поголовья скота - от 40 млн. до 4 млн. и породила массовый голод казахского населения, и гибель его значительной части, а также откочевку большого количества людей из республики. Эта миграция была обусловлена отча ...

Цивилизационный подход к истории.
Введение категории «цивилизация» и ее разработка должны связать воедино объективные и субъективные факторы движения истории. При этом цивилизационный подход многими его сторонниками рассматривается не как антитеза подходу формационному, а как попытка их взаимного дополнения и синтеза. Если применение категории «формация» позволяет глубо ...

Бородинское сражение.
Вечером 22 августа 1812 года русская армия остановилась около деревни Бородино. До Москвы оставалось немного более 100 верст. На следующий день Кутузов писал Александру Ι: «Позиция, в которой я остановился… одна из наилучших, которую только на плоских местах найти можно. Слабое место сей позиции, которое находится с левого фланга, ...